FAQ

Les FAQ seront mises en ligne en fonction des demandes spécifiques que Lawffice va recevoir. Dans l'intervalle, n'hésitez pas à nous contacter.

soit par mail (info@lawffice.ch)

soit par téléphone (+41 22 809 64 60)

1. Qu’est-ce que Lawffice ?

Lawffice SA est une société anonyme suisse inscrite au Registre du Commerce de Genève au capital de CHF 250'000.-.

Son capital est détenu en majorité (60%) par deux avocats genevois, Me Douglas Hornung et Me Alain Lévy, tous deux administrateurs. Seul Me Douglas Hornung a la signature individuelle pour engager la société.

Lawffice SA offre aux avocats indépendants tous les services permettant aux avocats indépendants d’exercer leur profession de manière optimale et dans le parfait respect du secret professionnel (domiciliation professionnelle et/ou utilisation ponctuelle de locaux professionnels pour y travailler et/ou recevoir des clients ainsi qu’une domotique performante et une large bibliothèque juridique bien fournie). Il s’agit d’une plateforme réservée aux avocats indépendants.

2. Quel type de contrat est conclu avec Lawffice ?

Les contrats sont conclus pour une période fixe de 6 mois renouvelables tacitement. Ils peuvent être dénoncés moyennant un préavis écrit d’un mois précédent la fin de chaque période. Les contrats sont soumis au droit suisse. Le for exclusif est à Genève.

La rémunération convenue est payable d’avance pour le mois concerné ou d’avance pour chaque période de 6 mois.

Il s’agit de contrats innommés (non codifiés dans le code des obligations). Les caractéristiques essentielles de la domiciliation s’apparentent au contrat de mandat et celles de l’occupation non exclusive et ponctuelle des locaux et de l’utilisation de la domotique / bibliothèque sont avant tout des contrats d’option permettant à l’utilisateur d’utiliser les services convenus, ponctuellement, et selon la disponibilité qui doit être vérifiée lors de la réservation, laquelle se fait via le site www.lawffice.ch.

La réservation active automatiquement le badge permettant d’entrer dans les locaux.

En aucun cas, le contrat ne peut être qualifié de contrat de bail (aucune jouissance exclusive n’est accordée, aucun droit à occuper un bureau s’il n’est pas disponible, réservation préalable obligatoire etc).

3. D’autres plateformes de ce type existent-elles ?

Lawffice est la première plateforme pour avocats indépendants de Suisse. Des plateformes de ce type existent et fonctionnent depuis de nombreuses années à l’étranger. Par exemple :

Ces plateformes permettent de répondre aux besoins des avocats en mutualisant les services professionnels pour réduire les coûts. Par ailleurs, les avocats sont de plus en plus mobiles1, travaillent aussi bien chez eux (domicile personnel) qu’à l’étranger et les outils informatiques couplés à l’internet les libèrent de la nécessité de garder des dossiers physiques ou de disposer de locaux professionnels à demeure.

1 - Voir à ce sujet, Remo Rigoni « Travailler en cloud » publié dans Revue de l’Avocat (FSA) 2014 p. 340 ss

4. A qui s’adresse Lawffice ?

A tous les avocats indépendants qui souhaitent exercer leur profession à moindre coût et de façon flexible, dans un environnement professionnel de haut standing, en parfait respect des règles déontologiques, en particulier :

  • Aux jeunes avocat(e)s qui commencent leur carrière d’indépendant et tiennent à offrir leurs meilleurs services au meilleur coût.
  • Aux avocats en fin de carrière qui souhaitent continuer à traiter quelques clients sans avoir à supporter des coûts disproportionnées et prohibitifs.
  • Aux avocats établis dans d’autres cantons qui développent une clientèle à Genève sans pour autant avoir atteint un volume qui pourrait justifier l’ouverture d’un cabinet secondaire.
  • Aux avocats étrangers qui souhaitent pouvoir bénéficier d’une structure professionnelle à Genève, plutôt que de voir leurs clients dans un hôtel ou dans un café.
  • A tous les avocats mobiles ou (simplement modernes) qui utilisent toutes les possibilités actuelles offertes par l’internet et l’informatique pour s’affranchir de la traditionnelle (et bientôt obsolète) structure professionnelle engendrant des coûts fixes disproportionnés ou prohibitifs.
5. Quelles sont les règles légales suisses sur la domiciliation d’un avocat indépendant et sur l’exercice de sa profession ?

Ces règles se trouvent dans la loi fédérale « LLCA » du 23 juin 2000 (https://www.admin.ch/opc/fr/classified-compilation/19994700/index.html) et dans la Loi genevoise sur la profession d’avocat « LPav » du 1 juin 2002(https://www.ge.ch/legislation/rsg/f/s/rsg_E6_10.html).

Les avocats bénéficient en outre de la garantie constitutionnelle de la liberté économique (art 27 de la Constitution suisse :  https://www.admin.ch/opc/fr/classified-compilation/19995395/index.html).

La législation cantonale ne doit pas être contraire à la législation fédérale.

Les avocats européens bénéficient des accords bilatéraux conclus entre la Suisse et l’Union européenne sur la libre circulation des personnes : https://www.admin.ch/opc/fr/classified-compilation/19994648/index.html et l’ordonnance d’application des accords bilatéraux : https://www.admin.ch/opc/fr/classified-compilation/20021010/index.html.

Seuls les avocats qui entendent représenter leurs clients devant les tribunaux suisses ont l’obligation d’être inscrits au Registre cantonal des avocats (art. 6 LLCA).

L’avocat inscrit au registre ne peut avoir de locaux professionnels communs qu’avec  d’autres avocats (art. 10 LPav). Ainsi, à Genève comme ailleurs, de très nombreux avocats indépendants exercent dans les mêmes locaux, sans nécessairement être associés (Etudes « non intégrées, en partage de frais »).

Selon la loi fédérale, un avocat doit avoir « une adresse professionnelle », laquelle n’est pas nécessairement une « Etude » (art. 5 LLCA).

La loi genevoise est plus restrictive et exige de l’avocat indépendant qu’il exerce dans une « Etude permanente », sauf si l’avocat est inscrit dans un autre registre cantonal ou à l’étranger (art 11 LPav, art 21 LLCA). Cette exigence supplémentaire d’une « Etude permanente » est très vraisemblablement contraire au droit fédéral qui n’exige qu’une « adresse professionnelle » ; sans que cette adresse soit nécessairement une « Etude » et encore moins une « Etude permanente ».

Pour le reste, les obligations légales sont celles de tous les autres ordres juridiques, en particulier l’obligation de respecter le secret professionnel (art 13 LLCA et art 12 LPav) et l’obligation d’éviter tout conflit d’intérêt (art 12 LLCA).

6. La législation suisse permet-elle à plusieurs avocats indépendants d’utiliser la même adresse ?

Oui, sans aucun doute. Voir ci-dessus sous chiffre 5.

Il faut néanmoins veiller à ce qu’il n’y ait pas de conflit d’intérêt (voir ci-dessous sous chiffre 11).

Les locaux de Lawffice sont situés au 22 Rue du Général Dufour, soit à la même adresse que celle utilisée par deux autres études d’avocats totalement indépendantes. De nombreuses études d’avocats, distinctes et indépendantes, sont localisées à la même adresse dans le même immeuble. Souvent, c’est le même bailleur qui loue des locaux dans le même immeuble, à la même adresse, à des Etudes d’avocats totalement distinctes et indépendantes ; et sans aucun lien organique entre elles.

7. D’utiliser la même case postale ?

Oui, sans aucun doute. De très nombreux avocats indépendants travaillant dans des structures non intégrées (« Etudes en partage de frais ») disposant de la même et unique adresse postale.

8. D’avoir le même numéro de téléphone ou de fax (celui de Lawffice) ?

Les très nombreuses Etudes d’avocats non intégrées (en partage de frais) n’ont pour la plupart qu’un seul numéro de contact pour le téléphone ou le fax. Au demeurant, Lawffice offre, sur option, la possibilité d’avoir un numéro de téléphone dédié à l’avocat qui souhaite prendre cette option.

Rien n’empêche l’avocat de mettre son N° de téléphone / fax personnel (fixe ou mobile) sur son papier en-tête, carte de visite, site internet ou autre matériel de communication.

9. D’utiliser un service d’accueil téléphonique tiers pour prendre des messages ou passer des appels à l’avocat ?

C’est une pratique courante à Genève comme ailleurs. Seules les grandes et moyennes Etudes utilisent encore une réceptionniste téléphoniste dédiée.

10. D’utiliser un papier-à-lettres communs, une adresse mail @lawffice.ch ou de figurer sur le site de www.lawffice.ch comme utilisateur des services offerts par lawffice ?

Chaque avocat choisit son papier-à-lettres, son adresse mail et/ou son site internet à sa guise et en pleine liberté mais sous sa responsabilité.

Il importe qu’aucune confusion ne puisse naître ou faire penser que l’avocat est associé, employé ou qu’il a un intérêt quelconque dans Lawffice SA. Les conditions générales de Lawffice sont strictes à ce sujet. L’avocat est responsable de prendre toutes les mesures pour éviter toute confusion. Ainsi, s’il choisit d’utiliser un papier-à-lettres à l’entête de Lawffice ou une adresse mail @lawffice, l’avocat précisera qu’il exerce à titre d’indépendant et ne fait qu’utiliser les services de la plateforme Lawffice.

11. Conflit d’intérêts

Chaque avocat doit respecter son obligation d’éviter tout conflit d’intérêt, de la même manière que les conflits d’intérêts sont évités lorsque des avocats indépendants utilisent des locaux communs dans des structures non intégrées.

Pour se faire, chaque avocat utilisant les services de Lawffice introduit, dans son espace membre personnel sur le site de Lawffice, accessible avec le mot de passe choisi par l’avocat et inconnu de Lawffice, les détails de ses clients et parties adverses (nom, adresse, ville, pays). Chaque avocat a un accès à ses données personnelles en tout temps et peut les corriger, amender, compléter ou éliminer ses entrées.

A chaque entrée nouvelle, le système informatique compare avec les données introduites par les autres membres de Lawffice et signale automatiquement un possible conflit d’intérêt en envoyant immédiatement un message : « Attention, possible conflit d’intérêt. Contacter Me …… ».

Les animateurs, actionnaires, administrateurs ou employés de Lawffice n’ont pas accès à ces données. Seuls les informaticiens externes de Lawffice y ont un possible accès, dans l’unique but de pouvoir assurer une bonne maintenance ou une optimisation constante du système qui permet ainsi à chaque utilisateur de Lawffice de vérifier s’il y a un possible conflit d’intérêt.

Tous les clients et parties adverses de l’Etude Hornung Avocats – qui est à la même adresse et dans les mêmes locaux que Lawffice -  sont également introduits dans le système informatique et ces données sont tenues à jour, de sorte que si un avocat utilisateur de Lawffice introduit les références d’une personne ou entité qui figure déjà dans la liste des clients ou partie adverse de Hornung Avocats, le message relatif au possible conflit d’intérêt est immédiatement et automatiquement envoyé.

Ainsi, les utilisateurs de Lawffice sont exactement dans la même situation que des avocats indépendants regroupés dans une Etude non intégrée et ils disposent des outils nécessaires pour assurer le respect de leur obligation d’éviter des conflits d’intérêt.

12. Respect du secret professionnel

Chaque avocat a l’obligation légale d’exercer sa profession en respectant le secret professionnel.

A ce titre, chaque avocat utilisateur de Lawffice veillera à recevoir ses clients dans un bureau spécifique, porte fermée et réservé à l’avance (l’avocat ne réservera pas et n’utilisera pas l’un des deux bureaux en coworking de Lawffice pour recevoir des clients). En principe, c’est l’avocat qui ouvre la porte à ses clients. Il s’assure par conséquent d’être présent quelques minutes avant l’arrivée de ses clients.

Lawffice réserve ses services aux seuls avocats indépendants et garantit le respect du secret professionnel, étant précisé ce qui suit :

  • Le respect du secret professionnel de chaque avocat utilisateur de Lawffice est assuré de la même manière qu’il l’est dans une structure classique et traditionnelle,  telle qu’une Etude non intégrée en partage de frais.
  • Le personnel de Lawffice qui ouvre le courrier et le scanne à l’avocat (si cette option est choisie) a les mêmes obligations de respecter le secret qu’une secrétaire qui ouvre le courrier dans une Etude non intégrée en partage de frais.
  • Si l’avocat choisit de garder des dossiers physiques chez Lawffice, il dispose d’une armoire spécifique avec une clé individuelle (meilleure protection que dans une Etude non intégrée en partage de frais). Un double de la clé est mis sous scellés dans le coffre de Lawffice au cas où il est nécessaire d’ouvrir l’armoire à dossier spécifique (décès de l’avocat, perquisition des autorités pénales par exemple).
  • Si l’option est choisie d’avoir une adresse mail @lawffice.ch, l’avocat est garanti que lui seul a accès à ses messages grâce au mot de passe qu’il aura choisi. Les mots de passe ne sont pas connus de Lawffice.
  • Il y a une poubelle dans chaque bureau de Lawffice, laquelle est vidée tous les soirs. Les avocats utilisant les services de Lawffice disposent d’un destructeur de documents sur place.
  • La photocopieuse, scan, fax ne marche qu’avec l’utilisation du badge personnel de l’avocat (le même qui lui permet d’entrer dans les locaux après avoir fait sa réservation en ligne). Les scans sont envoyés directement sur l’adresse mail de l’avocat qui les fait. La machine n’en garde pas de copie en mémoire.