Chaque avocat a l’obligation légale d’exercer sa profession en respectant le secret professionnel.
A ce titre, chaque avocat utilisateur de Lawffice veillera à recevoir ses clients dans un bureau spécifique, porte fermée et réservé à l’avance (l’avocat ne réservera pas et n’utilisera pas l’un des deux bureaux en coworking de Lawffice pour recevoir des clients). En principe, c’est l’avocat qui ouvre la porte à ses clients. Il s’assure par conséquent d’être présent quelques minutes avant l’arrivée de ses clients.
Lawffice réserve ses services aux seuls avocats indépendants et garantit le respect du secret professionnel, étant précisé ce qui suit :
- Le respect du secret professionnel de chaque avocat utilisateur de Lawffice est assuré de la même manière qu’il l’est dans une structure classique et traditionnelle, telle qu’une Etude non intégrée en partage de frais.
- Le personnel de Lawffice qui ouvre le courrier et le scanne à l’avocat (si cette option est choisie) a les mêmes obligations de respecter le secret qu’une secrétaire qui ouvre le courrier dans une Etude non intégrée en partage de frais.
- Si l’avocat choisit de garder des dossiers physiques chez Lawffice, il dispose d’une armoire spécifique avec une clé individuelle (meilleure protection que dans une Etude non intégrée en partage de frais). Un double de la clé est mis sous scellés dans le coffre de Lawffice au cas où il est nécessaire d’ouvrir l’armoire à dossier spécifique (décès de l’avocat, perquisition des autorités pénales par exemple).
- Si l’option est choisie d’avoir une adresse mail @lawffice.ch, l’avocat est garanti que lui seul a accès à ses messages grâce au mot de passe qu’il aura choisi. Les mots de passe ne sont pas connus de Lawffice.
- Il y a une poubelle dans chaque bureau de Lawffice, laquelle est vidée tous les soirs. Les avocats utilisant les services de Lawffice disposent d’un destructeur de documents sur place.
- La photocopieuse, scan, fax ne marche qu’avec l’utilisation du badge personnel de l’avocat (le même qui lui permet d’entrer dans les locaux après avoir fait sa réservation en ligne). Les scans sont envoyés directement sur l’adresse mail de l’avocat qui les fait. La machine n’en garde pas de copie en mémoire.