Chaque avocat doit respecter son obligation d’éviter tout conflit d’intérêt, de la même manière que les conflits d’intérêts sont évités lorsque des avocats indépendants utilisent des locaux communs dans des structures non intégrées.
Pour se faire, chaque avocat utilisant les services de Lawffice introduit, dans son espace membre personnel sur le site de Lawffice, accessible avec le mot de passe choisi par l’avocat et inconnu de Lawffice, les détails de ses clients et parties adverses (nom, adresse, ville, pays). Chaque avocat a un accès à ses données personnelles en tout temps et peut les corriger, amender, compléter ou éliminer ses entrées.
A chaque entrée nouvelle, le système informatique compare avec les données introduites par les autres membres de Lawffice et signale automatiquement un possible conflit d’intérêt en envoyant immédiatement un message : « Attention, possible conflit d’intérêt. Contacter Me …… ».
Les animateurs, actionnaires, administrateurs ou employés de Lawffice n’ont pas accès à ces données. Seuls les informaticiens externes de Lawffice y ont un possible accès, dans l’unique but de pouvoir assurer une bonne maintenance ou une optimisation constante du système qui permet ainsi à chaque utilisateur de Lawffice de vérifier s’il y a un possible conflit d’intérêt.
Tous les clients et parties adverses de l’Etude Hornung Avocats – qui est à la même adresse et dans les mêmes locaux que Lawffice - sont également introduits dans le système informatique et ces données sont tenues à jour, de sorte que si un avocat utilisateur de Lawffice introduit les références d’une personne ou entité qui figure déjà dans la liste des clients ou partie adverse de Hornung Avocats, le message relatif au possible conflit d’intérêt est immédiatement et automatiquement envoyé.
Ainsi, les utilisateurs de Lawffice sont exactement dans la même situation que des avocats indépendants regroupés dans une Etude non intégrée et ils disposent des outils nécessaires pour assurer le respect de leur obligation d’éviter des conflits d’intérêt.